Jak wykorzystać autouzupełnianie oraz wypełnianie błyskawiczne?

Z lekcji dowiesz się:

• Co to jest autouzupełnianie?

• Jak szybko tworzyć grafiki pracy np. na tydzień lub miesiąc?

• Jak błyskawicznie wypełniać komórki danymi np. osobowymi.

Zakładamy, że chcemy ułożyć grafik zajęć na kolejny tydzień i przydałaby się do tego tabelka – po lewej będzie miała dni, a u góry godziny. Ile zajmie stworzenie takiej tabelki? Z naszym trikiem zrobisz to w kilka sekund.

Wpisujemy pierwszą datę i widzimy, że w prawym dolnym rogu jest mały kwadracik. Fachowo nazywa się go uchwytem przeciągania.

Jeżeli najedziemy na niego myszką standardowy kursor zamieni się w mniejszy, czarny krzyżyk.

Wystarczy, że przytrzymamy go i przeciągniemy w dół, po czym można zauważyć podpowiedź - jaka wartość pojawi się w następnej komórce (rys. 1).

(Rys. 1)

Siedem komórek wystarczy, więc dni mamy z głowy, a jak teraz postępować z godzinami? Tak samo, wpisujemy pierwszą godzinę i pozostałe przeciągamy.

Ile to mogło zająć? 10 sekund?

A ile zajęłoby zwykłe wpisywanie?

Możliwości tego narzędzia są znacznie większe, a więc zobaczmy jego kolejne zalety.

Mamy krótki raport - gdzie z lewej powinny być wyłącznie pierwsze dni miesiąca.

Jest pierwsza data i należy wpisać kolejne, a więc do dzieła!

Przeciągamy o tyle komórek w dół, ile potrzebujemy, na końcu pojawiła Ci się ikona: Opcje autowypełniania (rys. 2).

(Rys. 2)

Po kliknięciu w nią wystarczy wybrać jedną z opcji, aby zmienić wypełnione już dane.

W tym wypadku klikamy w opcję Wypełnij miesiącami, dzięki czemu pojawią się wszystkie pierwsze dni miesiąca. Tak samo działa z 15 dniem miesiąca czy też po prostu ostatnim dniem miesiąca!

Jest tam o wiele więcej opcji, jak np. wypełnianie wyłącznie kolejnego roku dla tego samego dnia i miesiąca czy też wypełnianie dni roboczych albo opcje uzupełniania z formatowaniem lub bez.

Polecamy samodzielne sprawdzenie tych możliwości, ponieważ uważamy, że są naprawdę warte uwagi.

Oprócz tego autouzupełnianie potrafi uzupełniać dane według wzorca, np. tak jak tutaj. Wystarczy, że zaznaczymy dwie komórki - gdzie pierwsza jest 2, kolejna cztery i dzięki temu uzyskamy wszystkie liczby parzyste.

Tak samo działa to dla liczb nieparzystych albo tam gdzie chcemy uzyskać np. co trzecią liczbę w kolejności.

Autouzupełnianie podobnie działa również z odejmowaniem: pierwsza komórka 20, kolejna 10 i dalej mamy już kolejne liczby odejmowane od siebie.

Jednak nie przesadzajmy ze stopniem skomplikowania wzorca, ponieważ Excel może sobie nie poradzić. Dla przykładu jeśli wpiszemy +2, a następnie +3 – Excel może pogubić się w naszym toku myślenia.

Autouzupełniania można też używać w komórkach z tekstem: Tydzień 1, przeciągamy i mamy już kolejne tygodnie. Podobnie możemy ułożyć dni np. z komórką 1 Dzień.

Uwaga: niestety z odejmowaniem nie uda się przejść na liczby ujemne, Excel zaczyna ponownie numerować od zera w górę.

Istotne w przeciąganiu danych z tekstem jest to, aby liczba znajdowała się na początku lub końcu tekstu.

Autouzupełnianie można jeszcze przyspieszyć. Mianowicie zamiast żmudnie przeciągać kursor do ostatniej komórki, wystarczy po prostu podwójnie kliknąć lewym klawiszem myszy i autouzupełnianie wypełni się samo.

Excel jest na tyle miły, że nie przeciąga tych danych w nieskończoność, a sprawdza gdzie kończy się tabela i tam też kończy swoją pracę.

Teraz przejdziemy do narzędzia zwanego wypełnianiem błyskawicznym.

Najlepiej pokazać to na przykładzie. Poniżej mamy tabelę z osobami i ich danymi. W przykładzie jest ona uzupełniona, ale co w sytuacji kiedy brakuje nam danych? Nie chodzi o to, że nie wiadomo skąd je wziąć, ale raczej o sytuację, kiedy wymaga to wysiłku lub zwyczajnie ręcznego przepisania. Spróbujmy więc na próbę usunąć dane z kolumny nazwisko. Zauważmy, że każdy z e-maili jest zapisany w takim sam sposób: imię kropka nazwisko małpka i jakiś adres internetowy.

W takiej sytuacji mamy nazwisko w innej kolumnie, ale to nie jest wygodne ani przejrzyste.

Z uwagi na to, że nazwisko jest w środku tekstu, na pierwszy rzut oka może być kłopot z jego wyciągnięciem.

Wpisujemy w pierwszej komórce Hurst, bo tak wynika z maila. Dalej zaczynamy w drugim wpisywać Patrick i widzimy, że Excel jest na tyle sprytny, iż sam podpowiada co powinno się znaleźć w kolejnych komórkach (rys. 3).

(Rys. 3)

Co ciekawe: nie musimy do tego znać żadnych funkcji ani też nie trzeba było się do tego szczególnie przygotowywać.

Kilka istotnych szczegółów dotyczących tego narzędzia. Wypełnianie błyskawiczne powinno być automatycznie włączone w Excelu, jeżeli nie jest, to można je włączyć. Robi się to następująco: przechodzimy do Opcji, następnie do zakładki Zaawansowane i w sekcji Opcje edycji należy zaznaczyć dwie rzeczy:

1. Włącz Autouzupełnianie wartości komórek.

2. Automatycznie wypełnij błyskawicznie.

Jednak nawet jeżeli w opcjach będzie to wyłączone, to nie jest przeszkodą, aby korzystać z tego narzędzia. Można potraktować ten zakres komórek jak przy autouzupełnianiu i przeciągnąć do końca, potem kliknąć w opcje i wybrać wypełnianie błyskawiczne. Efekt jest taki sam.

Ostatnia możliwość to przejście do zakładki dane i użycie przycisku wypełnianie błyskawiczne.

Polecamy te narzędzia, warto je przećwiczyć, ale najważniejsze to wykorzystywać na co dzień.

Polecamy także:

• Gra Lotto – jak samemu ją napisać?
• Dynamiczna lista unikatowych wartości