Formatowanie warunkowe – jak wykorzystać je w praktyce?

Z lekcji dowiesz się:

• Na czym polega formatowanie? Jak tworzyć reguły?

• Jak z bazy 10 000 danych, uzyskać 100 najwyższych wyników?

• Jak wizualizować dane, które spełniają określone kryteria?

Aby skorzystać z opcji formatowania warunkowego, należy wybrać zakładkę narzędzia główne i opcje formatowanie warunkowe (Rysunek 1).

(Rysunek 1)

Przykład 1

Naszym zadaniem jest odpowiednie wyróżnienie komórek w których kolor oczu jest niebieski i zielony - na analogiczny kolor. Skorzystamy z reguły wbudowanej w arkuszu kalkulacyjnym z sekcji „równe” (Rysunek 2).

(Rysunek 2)

Jako kryterium wpisujemy zadaną wartość w naszym przypadku będzie to słowo „niebieskie”, a w kolejnym kroku „zielone”, ale oczywiście można wskazać dowolny tekst, liczbę lub znak. Dodatkowo wybieramy w jaki sposób mamy sformatować nasz tekst, czyli na kolor niebieski i zielony (Rysunek 3).

(Rysunek 3)

Przykład 2

Naszym zadaniem jest zaznaczenie na kolor zielony 5 osób najwyższych, a na czerwono 5 osób najniższych. Ponownie skorzystamy z wbudowanej reguły tym razem z opcji zaznaczanie pierwszych i ostatnich. Początkowo Excel jako ustawienia domyślne pokazuje zaznaczenie 10 elementów, ale oczywiście jest to opcjonalne, możemy wskazać dowolną wartość (Rysunek 4).

(Rysunek 4)

Przykład 3

Poprzez użycie formatowania warunkowego możemy w prosty i szybki sposób zaznaczyć wszystkie nasz dane, które są powyżej lub poniżej średniej z naszego zbioru. W tym celu skorzystamy z reguły wbudowanej w arkuszu kalkulacyjnym „Powyżej średniej” (Rysunek 5).

(Rysunek 5)

Przykład 4

W tym przykładzie w przeciwieństwie do pozostałych, samodzielnie utworzymy regułę warunkowego formatowania komórek. Naszym zadaniem jest, aby zaznaczyć cały wiersz, dla komórki o najniższej wartości BMI. Jako, że chcemy zaznaczyć cały wiersz, a nie tylko wartości z pojedynczej kolumny, jako obszar formatowania zaznaczamy cały nasz zbiór danych. Następnie wybieramy opcję „nowa reguła” i przechodzimy do okno dialogowego, gdzie możemy wpisywać funkcje i wybrać sposób formatowania komórek spełniających nasze kryteria. Aby znaleźć minimalną wartość skorzystamy z funkcji (Rysunek 6).

(Rysunek 6)

Następnie zatwierdzamy i uzyskujemy zadany przez nas efekt.

Dodatkowe możliwości

W tym miejscu warto zatrzymać się, żeby wyjaśnić, jakie możliwości oferują opcje przedstawione na rysunku 7.

(Rysunek 7)

Nowa reguła – umożliwia stworzenie nowej reguły (Rysunek 8)

(Rysunek 8)

Zarządzanie regułami – pozwala na przeglądanie reguł, które stworzyliśmy. Dodatkowo możemy w tym panelu: utworzyć, usunąć, a także edytować stworzoną przez ans regułę (Rysunek 9).

(Rysunek 9)

Wyczyść reguły – pozwala na szybkie usunięcie wszystkich reguł występujących na zaznaczonym przez nas obszarze bądź z całego arkusza.

Co ważne, formatowanie warunkowe może nam posłużyć nie tylko jako narzędzie do lepszej wizualizacji danych. Wyobraźmy sobie ze mamy dużą liczbę informacji np. 10 000, a naszym zadaniem jest przedstawić 100 rekordów o najwyższej wartości. Ze znanej reguły 10 pierwszych, wybierzemy żądaną liczbę danych i wskażemy, żeby były oznaczone na zielono.

Okazuje się, że tak zdefiniowane dane nadal nie są widoczne! W tej sytuacji z pomocą przychodzi opcja filtru, pozwalająca filtrować dane ze względu na kolor. W ten przejrzysty sposób można zaprezentować 100 rekordów o najwyższym wyniku (Rysunek 10).

(Rysunek 10)

Zachęcamy do ćwiczeń i pracy z formatowaniem warunkowym. W powyższym materiale pokazane zostało kilka reguł, które można zastosować, ale warto je wszystkie przećwiczyć samemu, gdyż działają one w analogiczny sposób. Przy niewielkim nakładzie pracy powinny być bardzo przyjaznym i użytecznym narzędziem w pracy z arkuszem kalkulacyjnym.

Polecamy także:

• Kolorowanie naprzemienne – jak poprawić przejrzystość danych?

• Jak prezentować podsumowania w Tabelach Przestawnych?