Jak sprytnie przeklejać wartości w puste pola?

Z lekcji dowiesz się:

• Dlaczego tak proste zadanie - powoduje błędy?

• Jak wkleić dane, zachowując kolejność rekordów?

• Jaki trik należy zastosować?

W materiale omówię jak rozwiązać popularny problem każdego użytkownika arkusza kalkulacyjnego, czyli wklejania wartości w wyfiltrowane pole. Załóżmy, że dysponujemy bazą danych zawierającą np. informacje dotyczące klubów piłkarskich. Widać w niej, że w kolumnie dotyczącej liczby kibiców brakuje kilku wartości. Znajdują się one w drugiej zakładce, a naszym zadaniem jest wkleić je do bazy (rys. 1).

(Rys. 1)

Pierwsze co przychodzi na myśl, to wyfiltrowanie kolumny po pustych wartościach i wklejenie danych w brakujące miejsca. Niestety, jak się domyślacie, rozwiązanie to jest błędne i spowoduje - po pierwsze, nieprawidłowe wklejenie danych, a po drugie, naruszy poprawność danych, które były w bazie.

Pokażę, więc krok po korku jak poradzić sobie z tym problemem. W tym celu:

1. Tworzymy sztuczną kolumnę o przykładowej nazwie ID, która numerujemy rosnąco (rys. 2).

(Rys. 2)

2. Następnie z zakładki Dane wybieramy opcje sortuj (rys. 3).

(Rys. 3)

3. Dodajemy dwa poziomy sortowania. Pierwszy po kolumnie z brakującymi danymi, a drugi po kolumnie ID, którą stworzyliśmy (rys. 4).

(Rys. 4)

4. Pola z pustymi danymi przeniosły się na koniec bazy i teraz bez problemu można wkleić w nie dane z drugiego arkusza (rys. 5 i rys. 6).

(Rys. 5)

(Rys. 6)

Dzięki sztucznie utworzonej kolumnie, jesteśmy w stanie przywrócić pierwotny układ bazy. Wystarczy, że przefiltrujemy wartości po kolumnie Id od najmniejszych do największych. Należy też wybrać domyślną opcję - rozszerzenie zaznaczonego obszaru (rys. 7 i rys. 8).

(Rys. 7)

(Rys. 8)

Dzięki temu utrzymujemy tabele z poprawnie wypełnionymi danymi i niezmienioną kolejnością rekordów. Zaprezentowany sposób jest na tyle szybki i łatwy, że może być stosowany na co dzień w praktyce pracy z arkuszem kalkulacyjnym.

Przeczytaj także:

Jak pobrać dane o sprzedaży z różnych arkuszy?

Jak stworzyć tabelę aktualizującą się danymi z Internetu?

Kamil Skonecki