Podstawy tworzenia wykresów sprzedażowych i ich formatowania

Z lekcji dowiesz się:

• Jak w prosty sposób stworzyć wykres: kolumnowy, kołowy i liniowy?

• Gdzie dodać legendę i etykiety?

• Przy pomocy jakich poleceń zmieniać kolory wykresów?

Na potrzeby tego szkolenia przygotowana została tabela z danymi sprzedaży płyt zespołów muzycznych. Każda kolumna przedstawia ilość sprzedanych płyt w danym miesiącu. Z uwagi, że są to dane sprzedażowe to znacznie lepiej będą prezentowały się jako wykres.

Do stworzenia wykresu potrzebujemy danych zebranych w formie tabeli. Następnie należy wybrać odpowiednią opcję w Excelu.

W pierwszym kroku należy zaznaczyć tabelę z danymi, ale na razie tylko pierwszą kolumnę. Następnie przechodzimy do zakładki Wstawianie, gdzie widzimy całą sekcję poświęconą wykresom.

Przeglądając je, jeżeli któryś z nich wydaje się być interesujący, wystarczy kliknąć na ikonę i zobaczyć więcej opcji wraz z małą wizualizacją każdej z nich (rys. 1).

(Rys. 1)

Zacznijmy od stworzenia wykresu kolumnowego, który najbardziej pasuje do wizualizacji danych sprzedażowych. W tym celu najeżdżamy myszką na wykres kolumnowy 2D, dzięki czemu na ekranie od razu widać podgląd tego wykresu.

Wystarczy teraz potwierdzić kliknięciem myszki dany typ i wykres jest gotowy!

W taki sam sposób postępujemy z pozostałymi rodzajami wykresów czy to kołowym, liniowym itd.

Innym sposobem na zapoznanie się z wykresami jest wybranie opcji polecane wykresy (rys. 2).

(Rys. 2)

Wybierając polecane można zobaczyć, że Excel proponuje kilka rodzajów wykresów i od razu pokazuje, jak każdy z nich będzie wyglądał. Jest niezły sposób na szybki podgląd wykresu i wybranie tego, który akurat najbardziej pasuje do sytuacji.

Oczywiście Excel pokazuje propozycje, ale to nie znaczy że wie dokładnie, na czym nam zależy oraz jakiego typu dane posiadamy – dlatego też u góry jest zakładka Wszystkie wykresy (rys. 3).

(Rys. 3)

Po kliknięciu w tę zakładkę, wyświetlają się wszystkie rodzaje wykresów z wraz z ich podglądem. Dzięki temu można wybrać dowolny układ, taki który pasuje do prezentowanych danych. Jednak uwaga Excel podpowiada też, że dany wykres nie może być użyty z jakiegoś powodu, np. przy wykresie powierzchniowym wymaga się więcej serii danych.

Jeżeli posługujemy się skrótami klawiszowymi to warto sobie przypomnieć, że przy pomocy ALT+F1 – można zaakceptować domyślny wykres.

Domyślny typ wykresu można natomiast zmienić przechodząc do Wstawianie, Polecane wykresy, następnie u góry zmieniamy zakładkę na Wszystkie wykresy. Znajdujemy wykres, którego używamy najczęściej, wciskamy prawy klawisz myszy i zatwierdzamy opcję Ustaw jako domyślny wykres.

(Rys. 4 ) Zmiana typu wykresu na liniowy

Każdy wykres może zmienić swój typ, co oznacza że jeżeli jest kolumnowy, to można go przy użyciu kilku kliknięć zmienić przykładowo w kołowy.

Wystarczy kliknąć prawym klawiszem myszy na wykres i wybrać opcję zmień typ wykresu. Na ekranie pojawi się nowe okno z możliwością wyboru wszystkich wykresów (rys. 5).

(Rys. 5)

Wystarczy najechać myszką na interesujący nas rodzaj wykresu, a Excel na żywo zamieni go na nowy typ. Wystarczy tylko potwierdzić kliknięciem myszy i gotowe.

Podstawowa wersja wykresu jest już stworzona. Świetnie, ale czegoś tu brakuje... poza tym, że wygląda dość prosto to nigdzie nie widać legendy. Dodatkowo przydałoby się dodać etykiety, aby wiadomo było jaką wartość ma każda kolumna.

Tutaj należy poświęcić kilka chwil na elementy wykresu. Na początek, co to jest i gdzie można to znaleźć?

Każdy wykres składa się z przynajmniej kilku elementów, np.: tytuł wykresu, legenda, linie siatki i inne. Każdy wykres ze względu na swoją specyfikę ma inne elementy. Przykładowo w wykresie kołowym nie będzie linii siatki - co jest dość oczywiste, bo nie prezentuje on danych na siatce czyli liniach x oraz y, ale na kole.

Wracając do bazowego wykresu, brakuje w nim wartości poszczególnych kolumn oraz legendy, która wyjaśniłaby co obrazują te kolumny.

W takiej sytuacji zaznaczamy cały wykres, po czym w górnym prawym rogu pojawiają się trzy ikony. Zaczynając od dołu są tam: filtry wykresu, potem style wykresu i na samej górze elementy wykresu. Klikając w elementy wykresu, można zobaczyć listę dostępnych elementów dla tego wykresu (rys. 6).

(Rys. 6)

Ten wykres ma do wyboru aż 9 różnych elementów, który można włączyć i wyłączyć w dowolnej chwili.

Na wykresie wciąż jednak brakuje wartości dla kolumn, który to może być element? Otóż nie trzeba znać jego dokładnej nazwy, wystarczy że najedziemy myszką, a Excel automatycznie pokaże podgląd nowego elementu. W tym wypadku będą to etykiety danych, gdy najeżdżamy na nie to okazuje się, że każda kolumna ma już nad sobą konkretną wartość. Potwierdzamy kliknięciem myszy i gotowe.

Dalej dodajemy legendę, zatwierdzamy ją i w ten sposób pojawia się nowy element na wykresie.

Dodaliśmy już: wartości, etykiety i legendę, ale okazuje się, że wartości kolumn… może czytelniej wyglądałyby na dole każdej kolumny? W tym celu ponownie wchodzimy w elementy wykresu, znajdujemy etykiety danych, obok pokazuje się czarna strzałka, klikamy w nią i pojawiają się dodatkowe opcje. Tak samo jak poprzednio najeżdżamy na wybraną opcję i w trybie podglądzie widzimy jak będzie ona wyglądała na wykresie. Wybieramy Podstawę wewnętrzną i zatwierdzamy (rys. 7).

(Rys. 7)

Wykres wygląda już znacznie lepiej, ale czarne cyfry na niebieskim tle, to nie najlepsze połączenie, więc spróbujemy zmienić kolor na biały. Klikamy na dowolną liczbę, aby podświetliły się wszystkie i następnie z zakładki Narzędzia główne w sekcji czcionka, wybieramy właściwy kolor - i gotowe. Wygląda o wiele lepiej!

Można to jeszcze zrobić trochę inaczej.

Klikając prawym klawiszem myszy na liczbę na samym dole znajdujemy opcję Formatuj etykiety danych (rys. 8).

(Rys. 8)

Po prawej stronie pojawia się nowy pasek z dodatkowymi opcjami dotyczącymi tego elementu (rys. 9).

(Rys. 9)

Wybieramy Opcje tekstu, dalej Wypełnienie pełne i kolor.

Warto przy tej okazji zwrócić uwagę na pasek po prawej stronie z dodatkowymi opcjami. Można w nim zmienić bardzo wiele cech danego elementu. Na samej górze jest opis elementu, który jest aktualnie zmieniany - w tym wypadku etykiety danych. Zaraz pod opisem, jest mała strzałka, a po kliknięciu widać wszystkie elementy, które są na wykresie (rys. 10).

(Rys. 10)

Po wyborze innego elementu, zmieniają się także opcje, które można wybrać. Na tej samej linii widać kategorie możliwe do wyboru - w tym wypadku Opcje etykiety oraz Opcje tekstu. Po kliknięciu na jedną z nich pod spodem pokazują się ikony, które także dają możliwość wyboru różnych opcji. Opcji jest naprawdę wiele i warto samodzielnie sprawdzić co stanie się gdy dokonamy jakichś zmian. Jeśli już przejrzymy wszystkie, czy też większość z oferowanych opcji i wybierzemy te, które nam odpowiadają, warto je sobie zapisać jako szablon. W tym celu klikamy prawym klawiszem na wykres, a następnie wybieramy opcję Zapisz jako szablon (rys. 11).

(Rys. 11)

W nowym oknie wystarczy wpisać nazwę szablonu, kliknąć zapisz i już gotowe. Następnie szablon będzie możliwy do wyboru z zakładki Wstawianie, w sekcji Wykresy klikamy w tę małą ikonkę strzałki, aby przejść do wszystkich wykresów, a następnie wybrać ten interesujący z zakładki Szablony (rys. 12).

(Rys. 12)

Przygotowany wykres jest prawie gotowy, ale… wszystkie słupki z danymi są takie same i przez to jest zupełnie nieczytelny. Żeby zmienić kolory poszczególnych kolumn przechodzimy do zakładki Projektowanie i następnie w sekcji Dane znajdujemy przycisk Przełącz wiersz/kolumnę i klikamy w niego.

Teraz to wygląda znacznie lepiej – wykres jest kolorowy (rys. 13).

(Rys. 13)

Wykres zaczyna wyglądać co raz lepiej.

Jednak należy zwrócić uwagę, że obecnie prezentuje on tylko jeden miesiąc sprzedażowy. Jak dodać dane z kolejnego miesiąca. W kolumnie C wpisujemy dane za luty. Jak w łatwy sposób dodać go do istniejącego wykresu? Jak widzimy, gdy zaznaczamy wykres dane, które są w nim zawarte są podświetlone różnymi kolorami, a każdy kolor ma w dolnym prawym rogu mały kwadracik. Jeżeli chcemy dodać kolejny miesiąc, wystarczy że przeciągniemy ten kwadracik i wykres zacznie pokazywać dane dla dwóch miesięcy. Naprawdę miło pracować w programie, gdzie wszystko można zmienić dwoma kliknięciami.

Na koniec najlepsze. Często trudno jest nam nawet wyobrazić sobie jak chcielibyśmy, żeby wyglądał ładny wykres. Nawet jeżeli takowy pojawi nam się w głowie, to z doświadczenia wiadomo, że można stracić bardzo dużo czasu, na detale, które okazują się stratą czasu. Jaka nauka z tego płynie? Nie warto tracić czasu i czasem lepiej skorzystać z już gotowych rozwiązań.

Tutaj bardzo pomocne są dwie opcje, które oferuje Excel: Style wykresu oraz Szybki układ.

Po zaznaczeniu wykresu pojawi się zakładka Projektowanie, a tam sekcja Style wykresu - jest to kilkanaście przygotowanych i gotowych rozwiązań, które można podejrzeć i zastosować (rys. 14).

(Rys. 14)

W ten sposób można łatwo i szybko wybrać najbardziej pasujący nam styl. Kiedy wykres już całkiem ładnie wygląda można przejść do opcji Szybki układ zaraz obok Styli wykresu. Po kliknięciu w tę opcję możemy także przejrzeć kilka gotowych układów, które mogą sprawić, że wykres będzie wyglądał znacznie lepiej (rys. 15).

(Rys. 15)

Potem to już kwestia smaku, aby ewentualnie zmienić szczegóły - tytuł wykresu czy nazwę osi X lub osi Y.

Na koniec ciekawostka: na początku wspominaliśmy, że trzeba zaznaczyć dane, które chcemy by pojawiły się na wykresie. To prawda i ogólnie to dobra praktyka, aby w ten sposób tworzyć wykresy. Jednak wystarczy zaznaczyć jedną komórkę z danymi do wykresu i Excel sam potrafi domyślić się danych, z których ma składać się wykres.

Polecamy stosowanie wykresów: są one bardzo skuteczne, gdy chcemy pokazać podsumowanie lub ogólnie wartości liczbowe – są wręcz idealne na spotkania zespołu, czy też zarządu firmy.

Polecamy także:

• Jak stworzyć wykres wodospadowy?

• Programowanie VBA: podstawy Visual Basic